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Formularios

  • El módulo Formularios permite a los administradores crear formularios por medio de una interfaz sencilla, en la cual se permite mantener versiones, quedando siempre una en estado Publicado. Los otros estados que hay son Borrador y Definitivo.
  • Los formularios funcionan asociados a entidades de forma genérica, como Proyectos o Tareas, aunque también es posible asociarlos a una instancia particular, es decir, un proyecto o tarea en específico.
  • Las respuestas también cuentan con una opción de versiones o guardados parciales, esto quiere decir, que un usuario puede contestar de forma temporal o en forma definitiva una respuesta.
  • Una de las funciones de los formularios es que se puede configurar para que se despliegue cuando ocurra un evento del sistema, como ingresar avance a una tarea o cerrarla.

Con el manejo de versiones es posible tener más de una versión del mismo formulario, de manera que podamos dinámicamente agregar/quitar campos y configurar atributos según lo requerido.

Estado versiones de formularios:

1.- Borrador: Es el estado en el cual se realizan cambios en el formulario, agregando o quitando campos, cambiando  la configuración de los atributos.

2.- Definitivo: En este estado no podemos hacer cambios a los campos es un estado de foto, previo a la publicación o posterior a una versión que dejo de ser publicada.

3.- Publicada: Cuando tenemos la versión de un formulario publicada,  no se pueden realizar cambios.

Manejo de estado en versiones de Formularios

Dentro de las opciones del formulario esta el de manejar más de una versión del mismo formulario, esto permite agregar o quitar campos, sin afectar el ingreso de información del usuario. Esta configuración permite realizar versiones de los formularios de Hallazgos y triplechequeo como ejemplos.

Ejemplo:

Tenemos un formulario con campos que se quieren capturar, pero ya está en uso “Publicado” y requerimos agregar más campos adicionales, ahora tendremos que crear una nueva versión del formulario, en modo borrador podremos agregar los nuevos campos, configurarlos y una vez que esté listo lo publicaremos y este será la versión publicada y será contestada por el usuario, si necesitamos volver atrás bastara con ir a la versión anterior y publicar dicha versión.

Clasificación de configuraciones

1.- Global: Se configura desde la administración de formulario, es a nivel transversal para cualquier formulario.

2.- Entidad: Se configura desde la administración de formulario, una vez que se selecciona una entidad, esta configuración sobre escribe la configuración Global y aplica para todos los formularios de la entidad seleccionada.

  Ejemplo:  si selecciona una tarea y se activa el autocompletar, este   formulario al ser  contestado en un tarea van a venir las respuesta previas.

3.- Objeto: Se configura desde la lista de formularios del proyecto, esta configuración sobre escribe a las 2 anteriores y solo aplica para el objeto seleccionado.

Creación de Formularios

  • La configuración de formularios debe ser realizada por usuarios con perfil administrador.
  • Desde la sección Administración dirigirse al ítem Formularios.
  • Hacer clic en la opción Crear un nuevo formulario.

Tipos y Creación de campos

1.- Al crear el formulario se podrá visualizar el editor que presenta las opciones para agregar, editar campos, grupos de campos junto con sus respectivas reglas.

2.- Para agregar los campos al formulario, se tienen que arrastrar.

3.- Desde esta opción se realiza la clonación del formulario.

  • Desde el editor ubicado en el panel lateral derecho se encuentra el creador de campos y grupos de campos. Aquí encontrará diversos tipos tales como: texto, Selección, Selección Múltiple, Casilla de opción, Fecha, Número, entre otros.
  • La creación de campos se efectúa seleccionando el “tipo de campo”, por ejemplo Texto y luego el sistema pide ingresar un nombre al campo. Para finalizar la creación del campos debe presionar ENTER.
  • La creación de grupos de campos se efectúa seleccionando “cada campo” con un clic, para luego hacer clic en la opción “Ejemplo : 4 Seleccionados”, donde el sistema invita a asignar un nombre al grupo y al apretar Enter se guardar en la opción de Grupos.

1.- Para incorporar campos o grupos de campos al formulario sólo se deben arrastrar hacia la izquierda, como se visualiza en las imágenes.

2.- La imagen presenta un Grupo de Campos  incluidos en el formulario.

 Edición de campos

Una vez que los campos se encuentren en el formulario, éstos se pueden editar para cambiar las opciones de cada uno de estos o realizar otra  acción como clonar, eliminar o mover.

1.- Mover Campo.

2.- Editar  Campo.

3.- Clonar Campo.

4.- Eliminar Campo.

Configuración de un Campo

1.- Nombre del campo: “Nombre del Proceso o Campo”.

2.- Al seleccionar el campo Obligatorio, cuando se conteste este formulario, no se enviara la respuesta hasta que complete el campo “Nombre del Proceso o Campo”.

3.- Esta opción es para determinar el largo del campo.

Generación de encabezados y pie de página

  • Los encabezados y pie de página permiten que el formulario tenga la configuración deseada.

Menú superior de formularios

  • Dentro del menú de formularios se encuentran las siguientes opciones, las cuales explicaremos su función y como se realiza la configuración dentro de este Manual:

1.- Regresar (vuelve a la lista de formularios)

2.- Publicar

3.- Editar Gatilladores

4.- Asignar a Entidad

5.- Configuración del Formulario

6.- Configure su formulario por Entidad

Opción Publicar

Al realizar la opción publicar, el formulario cambia su estado de Borrador a Publicado, al estar en este estado se puede agregar a un proyecto o tarea, para que el usuario realice su respuesta.

Configuración Gatilladores

Cunado un formulario tiene activada esta opción, se crea una solicitud de cambio asociada a la respuesta del usuario.

1.- Seleccione un comportamiento para agregarlo a la configuración.

2.- Se debe seleccionar la acción a ejecutar el cambio.

Asignar Entidad

Cuando un formulario se tiene que agregar a todos los proyectos, se ocupa la opción de Asignar a Entidad, para realizar la incorporación masiva.

Configuración del Formulario – Pestaña General

1.- Autocompletar: Permite autocompletar el formulario con la ultima respuesta. Las opciones son las siguientes:

a.- Entidad : Las respuestas están versionadas por medio de la entidad, esto quiere decir que un usuario puede ver y continuar respondiendo la respuesta comenzada por otro usuario.

b.- Entidad/Usuario: Las respuestas son versionadas bajo la combinación de entidad y el usuario que contesta, esto quiere decir que el usuario solo puede ver y seguir complementando las que el ya contesto.

2.- Multihilos: Esto quiere decir que cada respuesta puede tener varios borradores o versiones como se aplica en el caso de los hallazgos y triple chequeo. Las opciones son las siguientes:

a.- Automático: Cada vez que se conteste un formulario, se crea una nueva respuesta.

b.- Manual: Funcionalidad para usuarios avanzados, permitiendo editar la ultima respuesta.

Pestaña Reglas

  • Una vez finalizada la creación de formularios se deben definir reglas para que éstos interactúen con las tareas ya que en el caso son siempre bajo demanda de los proyectos.
  • Las reglas se definen en base al avance(%), cierre de una Tarea o ambos criterios.

1.- No se encuentra implementada.

2.- Cuando se ingresa un avance parcial gatilla responder el formulario.

3.- Cuando se cierra una Tarea, gatilla responder formulario

Asociación a Tareas

  • Para asociar formularios se debe ingresar al listado de tareas y seleccionar alguna de ellas donde aparecerá el panel con la opción de asignar un formulario.
  • Es importante que cada tarea puede estar asociada a un único formulario y que el usuario responsable de la tarea debe ser el encargado de llenar dicho formulario dependiendo de las reglas definidas previamente para éste, además los usuarios deben formar parte del equipo de proyecto.

Asociación a Proyectos

  • Para realizar la incorporación de un formulario al proyecto, se debe acceder a la edición del proyecto, una vez realizado esto, seleccionar la opción configurar formularios donde aparecerá el panel con la opción de asignar un formulario.
  • Se pueden agregar los formularios que se requieran en el proyecto.
  • Podrán llenar el formulario los usuarios que tengan acceso al proyecto.

Pestaña Formularios en Proyecto

  • Para poder visualizar los formularios completados, es necesario ubicarse en la pestaña Formularios de la guía de Navegación del Proyecto.
  • En ella se observan los formularios asociados a Tareas y Proyectos.
  • Al hacer clic en una de las opciones, se desplegaran los formularios asociados y en la columna “Cantidad de Respuestas” pueden verse la cantidad de respuestas del formulario.

Respuestas de los Formularios

  • Se pueden acceder a los formularios asociados a un proyecto o tarea desde la viñeta o opción de formularios dentro del proyecto
  • Además se pueden visualizar las repuestas y a su vez extraer las respuestas a un archivo Excel

Exportación de Formularios

  • Desde la pestaña Formularios del proyecto.
  • Es posible exportar los formularios en formato PDF.
  • Para ello debe hacer clic en la opción “Ver Respuestas” del menú lateral derecho que se despliega al seleccionar uno de los formularios.
  • Una vez ubicado en las respuestas del formulario, podrá elegir el formulario que requiere exportar.
  • Al hacer clic en el botón Exportar se abrirá una nueva ventana, la cual muestra la configuración de exportación.

Exportación Consolidada de Formularios

  • Adicionalmente, es posible descargar un consolidado de las respuestas de los formularios en formato Excel.
  • Sólo es necesario seleccionar el formulario en cuestión y al desplegarse el menú lateral derecho, hacer clic en a opción “Exportar respuestas en excel, esta acción descargará de forma automática el archivo Excel con las respuestas.