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Tareas

Luego de definir un Proyecto así como el equipo participante de él, es posible crear las tareas, para ello hay que desplazarse sobre la pestaña de tareas y hacer clic, para incluir una tarea es necesario hacer clic en “Nueva Tarea”. También es posible importar tareas desde un archivo “.xml”.

En cada tarea se podrá ver el SPI (indicador de cumplimiento del cronograma).

  1. Caso en que el (avance real = avance planificado).
  2. Caso en que el (avance planificado < avance real).
  3. Caso en que el (avance planificado > 0 y avance real = 0).
  4. Caso en que el (avance planificado >avance real).
  5. Caso en que el (avance planificado = 0).

Este indicador de atraso puede usarse con la planificación vigente o la línea base. Para esto contáctese con su ingeniero de operaciones.

Listado de Tareas

Al seleccionar una tarea se desplegará un panel de opciones, como se muestra a continuación

    • Explorar: Esta opción se habilitará sólo en aquellas tareas que posean hijas, ya que su función consiste en permitir avanzar hacia los subniveles de las tareas.
    • Ver: Mediante esta opción es posible acceder a la vista de la tarea, donde podrá observar el detalle de la misma en cuanto a las actividades, comentarios, estado, entre otros.
    • Editar: Permite acceder a la edición de la tarea, vista en la cual es posible modificar responsable, colaboradores, peso, descripción, tipo de tarea, entre otras.
    • Agregar Colaboradores: Permite asignar de forma rápida responsable y colaboradores de la tarea, aplica para usuarios que sean parte del equipo como para nuevos integrantes, indicando el rol que tendrá el usuario dentro del equipo.
    • Convertir en Hito: Aplica para las tareas de duración 0.
    • Convertir en Entregable: Permite establecer una tarea de tipo entregable, la cual requerirá adjuntos y su flujo de avance será mediante workflow.
    • Añadir Subtarea: Esta opción permite añadir tareas hijas, por lo que se habilitará en tareas sin sucesoras.
    • Eliminar: Con esta opción es posible eliminar tareas.

 

Crear Tareas

Para crear una tarea dar click en el botón “Nueva Tarea”, los datos que se requieren son:

  • Nombre de la Tarea.
  • Responsable de la tarea.
  • Horas estimadas (Opcional).
  • Fecha Inicio y Termino.

Editar Tareas

Dentro de una tarea se puede editar la descripción de ésta, asignar un responsable a la tarea, crear notificaciones para la tarea, modificar la fecha de inicio y fin, el estado y el tipo de tarea, el cual puede ser hito, entregable y estándar.

Importar Tareas

Para la importación de tareas dar click en “Importar tareas” en el menú principal. Luego de esto seguir los pasos para la importación. Los modos de uso del importador son:

  • Modo sin sincronizar: Agrega las tareas a importar al proyecto existente.
  • Modo sincronizado: Verifica si las tareas ya existen y las actualiza. Las nuevas las agrega al proyecto. Las que existen en el proyecto y no en el archivo de la importación son ELIMINADAS.
  • Importar Avance: Permite importar el avance registrado en las tareas de project.

El primer paso es seleccionar el archivo con la carta Gantt en formato “.xml” (Ver anexo 1) con las tareas del proyecto.

El segundo paso es para asignar los recursos del proyecto en el caso que se requiera. El paso 3 es para mapear los atributos extendidos, siempre y cuando esté configurado en el archivo de project. En el paso 4 está la opción de importar sincronizando y/o con avance.

En el segundo paso se pueden escoger las siguientes opciones:

  • Importar Recursos: Muestra los recursos nuevos que se agregan al sistema, los que ya existen y los que se van a eliminar porque ya no están en la nueva importación.
    • Comportamiento con recursos nuevos: Recursos nuevos se importan y pueden ser mapeados a usuarios de PO.
    • Comportamiento con recursos existentes: Sistema sugiere mapeo de recursos ya existentes. En caso que se desee cambiar el mapeo el sistema tomará el nuevo.
  • No importar recursos: No se importaran los recursos de la planificación. En caso que el proyecto ya tenga recursos asignados estos se mantendrán.
    • Recursos a borrar: Son las asignaciones que ya no están en la nueva planificación. Estos seguirán siendo parte del equipo del proyecto.
    • Opción de eliminar recursos: Se eliminará la asignación del recurso con usuario. Este seguirá siendo parte del equipo del proyecto.

    En el paso 3 se deben mapear los atributos extendidos.

    Los atributos usados en Proactive son:

  • Comportamiento usando Omitir: Atributos extendidos se omiten, en caso de tener un proyecto que ya tiene atributos extendidos, estos se mantendrán y las nuevas tareas se crearan con el tipo por defecto del sistema. En el caso del peso por ejemplo se colocará 1 como peso por defecto.

Finalmente en el paso 4 se debe configurar si se quiere mantener sincronizando y si se quiere subir el avance desde Project.

Existe una funcionalidad que permite asociar una columna de avances de Project (%Completado, %Físico Completado, %Trabajo Completado) con Proactiveoffice.

Luego de selección la casilla “Importar Avance”, debe asociar los avances de la columna de Project (%Completado, %Físico Completado, %Trabajo Completado) para que estos sean copiados en el campo avance real en Proactiveoffice.

     Si por ejemplo, los avances de Project se encuentran en la columna %Físico Completado, entonces debe asociar esa columna para que esos avances sean cargados en proactiveoffice.  

     Los avances que se carguen en la plataforma están calculados en base al peso que se establezca para cada tarea.

Una vez presionado importar, el sistema comenzará a subir las planificaciones. Este proceso demorará dependiendo de las cantidad de actividades y de que se suba con avances (toma mayor tiempo que sin avances).

Cada importación deja un registro en el sistema:

A continuación y a modo de ejemplo se deja un flujo de uso.